Les dépenses consacrées aux voyages d’affaires à l’étranger pour les entreprises ne cessent d’augmenter chaque année et environ la moitié de ces voyageurs n’informent pas leurs entreprises des modalités de séjour ou des vols qu’ils ont sélectionnés.

 

Tenez compte des dépenses excessives des employés, qui peuvent constituer un tiers du budget total des voyages et des dépenses d’une entreprise, et les voyages d’affaires peuvent devenir un élément à coût excessif.

 

Cependant, avec la technologie et les stratégies de gestion appropriées, les entreprises peuvent simplifier, systématiser et économiser sur leurs programmes de voyages d’entreprise. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs moyens de réduire les dépenses de voyages d’entreprise des agents missionnés.

 

Investir dans des cartes entreprises

Les entreprises stratégiques utilisent des technologies de gestion des voyages telles que les cartes d’entreprises, qui permettent de simplifier la gestion des déplacements professionnels et offrent un contrôle des coûts puissant.

 

Vous disposerez de toutes les données concernant les échanges monétaires réalisés par vos employés. Le mieux serait de collaborer avec un unique prestataire qui sera en mesure de vous donner toutes les informations concernant les dépenses réalisés. Vous jouirez ainsi d’une facturation unique qui facilitera sans aucun doute le suivi des coûts de vos voyages d’affaires.

 

En centralisant tous les paiements, vous pourriez également évaluer les dépenses réalisées et apporter des modifications sur votre politique en vue de minimiser les coûts non primordiaux.

 

Systématiser votre programme de voyage

 

La systématisation est essentielle dans un programme de voyages d’entreprise efficace. Un processus simplifié de gestion des réservations, des approbations, des dépenses et des risques accélérera la gestion de votre voyage de bout en bout. La systématisation enrichira également vos gestionnaires de voyages d’un aperçu cohérent des performances des stratégies de voyages, de sorte que toute amélioration soit soutenue par des données.

 

En outre, un programme de voyages d’entreprise systématisé veille à ce que votre entreprise respecte les obligations en matière d’obligation de diligence et applique une gestion des risques efficace pour vous protéger des dommages financiers et légaux. Le meilleur moyen serait de collaborer avec les plate-forme de gestion de voyages et pour les entreprises, voici quelques critères à considérer lors du choix de votre partenaire :

 

  • Les plateformes de gestion des voyages doivent être holistiques. Ils doivent s’occuper de l’ensemble du processus de gestion des voyages, du moment où un employé présente une demande de voyage au moment où il revient pour soumettre ses dépenses, et au-delà. Ce processus comprend des fonctions telles que la réservation, l’approbation, la gestion des dépenses, la gestion des risques, la messagerie et l’analyse.

  • Votre plateforme de gestion de voyages doit être intégrée. Les plates-formes de gestion des voyages qui ne s’intègrent pas à d’autres programmes peuvent être rigides et inflexibles aux changements du marché.

 

  • Votre plate-forme doit permettre une amélioration continue. Un programme de gestion des déplacements simplifié devrait permettre à vos responsables des déplacements de mieux comprendre chaque aspect de la performance des stratégies.

 

La haute direction doit reconnaître que le confort et la commodité du personnel en déplacement sont directement liés au succès de leur voyage d’affaires. C’est pourquoi une plate-forme de gestion de voyages intuitive, conviviale et enrichissante est essentielle pour que les employés puissent tirer le meilleur parti des voyages d’affaires.

Catégories : Finances

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