La réduction des frais généraux est une préoccupation omniprésente pour toute opération commerciale. À un moment où les plus grandes entreprises internationales se sont lancées dans des politiques de réduction des coûts en supprimant les postes peu rentables, une amélioration de la gestion de l’impression à l’échelle de l’entreprise peut contribuer à maîtriser les coûts de l’exploitation, et par conséquent de donner plus de ressources aux entreprises, ce qui aura un impact positif sur l’environnement interne et la productivité du personnel dans toute l’entreprise.

Améliorez la productivité et la sécurité grâce à la gestion avancée de l’impression

Le moyen le plus efficace d’améliorer la productivité est d’automatiser les processus répétitifs. Par exemple, la plupart des applications d’impression natives du système d’exploitation offrent la possibilité d’imprimer des travaux multipages assemblés ou une page à la fois. Cette fonction élimine les heures de travail manuel requises pour l’assemblage ou la séparation des documents imprimés pour la reliure, le pliage, l’insertion dans des enveloppes ou toute autre étape du processus de production de documents.

Un logiciel de gestion d’impression avancé peut non seulement gérer l’automatisation des processus d’impression, comme l’assemblage, bien sûr, mais il peut également étendre l’automatisation dans toute l’entreprise. Ainsi, plutôt que de simplement assembler un travail d’impression sur une imprimante, le logiciel de gestion d’impression peut assembler plusieurs travaux sur une seule imprimante ou séparer un travail sur plusieurs imprimantes afin que la charge d’impression soit partagée et équilibrée. Cette fonctionnalité est d’autant importante pour la sécurité d’impression surtout dans les grandes entreprises où des rapports doivent restés confidentiels en dehors du cercle des employés concernés par cette information. Le logiciel permet de dispatcher le travail vers des imprimantes spécifiques pour mieux contrôler la diffusion d’information.

Gestion des documents électroniques et des imprimantes : une solution écolo

L’un des moyens les plus immédiats de réduire les coûts dans une organisation est la mise en œuvre de la livraison électronique de la documentation. En utilisant des documents électroniques (impression de documents sur un fichier informatique plutôt que sur une feuille de papier), vous éliminez les coûts de papier et d’encre ou de toner. Par exemple, si une entreprise de conception imprime régulièrement des copies papier d’épreuves à télécopier aux clients, les coûts associés à l’impression physique de ce processus sont complètement éliminés si vous pouvez imprimer directement sur un serveur de télécopie à l’aide d’un logiciel de gestion d’imprimante qui surpasse la fonctionnalité d’une simple application d’impression.

Si l’organisation utilise un logiciel de création PDF avec des fonctionnalités améliorées et des fonctions de sécurité telles que la possibilité d’insérer des commentaires ou de «signer» et de crypter numériquement des documents, cela réduit encore le besoin d’imprimer les documents sur papier avant la livraison.

Une réduction de la consommation de papier et de toner pour une seule tâche, telle que les factures, lorsqu’elle est mise en œuvre dans toute l’entreprise, entraînera des réductions drastiques des coûts d’exploitation quotidiens. De plus, avec la culture actuelle centrée sur l’environnement, une entreprise qui opère un virage majeur vers l’impression et la livraison de documents électroniques peut l’utiliser à des fins de marketing dans le cadre d’une plus grande politique environnementale de l’entreprise.

“Vous devez dépenser de l’argent pour gagner de l’argent.”

Ce vieil adage n’a jamais été aussi valable que pour les logiciels de gestion d’impression. En investissant dans une solution de gestion d’impression d’entreprise évolutive et à long terme, une organisation peut rediriger des milliers d’heures de travail pour garantir une utilisation plus efficace du temps et de la main-d’œuvre. De plus, cette même solution logicielle peut réduire les dépenses d’exploitation en réduisant le recours à la livraison de documents papier et encre à des méthodes plus efficaces et plus rapides telles que le courrier électronique. Ainsi, la prochaine fois que votre organisation devra réduire ses coûts, envisagez de mettre en œuvre une solution qui améliorera le fonctionnement de votre main-d’œuvre, plutôt que de simplement réduire la main-d’œuvre.


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