La bonne gestion des emails permet non seulement de booster votre productivité, mais aussi de diminuer votre empreinte carbone. L’objectif est de faire en sorte que le nombre d’e-mails non lus soit réduit à 0. Mais comment y arriver ? Voici 5 astuces pour optimiser la gestion des emails !

1) Optimiser la gestion des emails en organisant la boîte de réception

La gestion manuelle des e-mails aura un impact sur votre efficacité au travail. Pour éviter le stress engendré par les e-mails, les notifications et les newsletters non lus, vous pouvez appliquer des astuces simples pour organiser vos boîtes aux lettres.

Commencez par organiser la boîte de réception par catégorie : créez des libellés, des différentes catégories (mails urgents, pour plus tard, etc.) et choisissez des couleurs pour chaque groupe. Ensuite, mettez en place un filtre grâce à l’utilisation de mots-clés pour catégoriser automatiquement les mails arrivés.

2) Ne perdez pas du temps à consulter vos mails

Établissez des plages horaires pour le traitement des e-mails. 3 à 4 fois par jour suffisent pour lire et répondre les e-mails importants.

Pour optimiser la gestion des emails, il est conseillé de les trier et les traiter par priorité plutôt que par ordre d’arrivée. C’est à vous de définir quels messages sont les plus importants et nécessitent une réponse rapide.

3) Désengagez-vous des newsletters inutiles et des spams

Désabonnez-vous d’abord des newsletters inutiles et ne gardez que les plus pertinents. Évitez de renseigner votre adresse e-mail sur les sites Web que vous visitez pour éviter l’assaut des e-commerçants et des spammeurs.

Si vous n’êtes plus intéressé par une newsletter, il suffit de cliquer sur le lien « se désinscrire » en bas des emails.

Si votre boîte de réception est truffée de spams et de newsletter et que vous n’avez pas le temps de les effacer un par un, pensez à le nettoyer grâce à un logiciel de mails comme Cleanfox ou Clean Email. Avec ces outils, vous pouvez supprimer les spams obsolètes et les emails inutiles en un seul clic.

4) Facilitez l’envoi des fichiers lourds pour optimiser la gestion des emails

Que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, vous serez forcément amené à envoyer des fichiers volumineux. Ainsi, voici quelques astuces pour faciliter cette opération.

Le premier réflexe qu’on ait lorsqu’on veut envoyer un fichier volumineux est de le compresser afin de réduire sa taille. Cependant, ce processus peut altérer la qualité du fichier. Au lieu de cela, vous pouvez l’héberger dans le cloud et envoyer un lien au destinataire afin qu’il puisse le visualiser ou le télécharger.

Dropbox et Google Drive sont les outils les plus connus pour stocker des fichiers en ligne et les partager avec vos collaborateurs. En fonction de vos besoins, vous pouvez même utiliser différentes configurations (lecture seule, modifiable…).

Outre les outils de stockage en ligne et de partage dans le cloud, il existe plusieurs services d’envoi de fichiers volumineux sans stockage comme Smash et Wetransfer. Simples à utiliser et gratuits, ils permettent d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go. Pour cela, il suffit de se rendre sur le site, de charger le fichier, de saisir l’adresse e-mail du destinataire, d’écrire un message et de cliquer sur envoyer. Le destinataire recevra ensuite un lien de téléchargement valable 7 jours.

5) Réduisez l’impact de vos emails sur l’environnement

Le saviez-vous ? Les activités numériques sont très polluantes pour l’environnement. L’envoi d’un mail d’un poids d’un mégaoctet par exemple génère 20 g de CO2, à cause de l’énergie consommée par les ordinateurs de l’expéditeur et du destinataire. Ajoutez à cela l’énergie consommée par les serveurs de stockage. Pour résumer : l’envoi et le stockage de mail dans le cloud sont nocifs pour l’environnement. Voici donc quelques conseils à appliquer pour rendre les mails moins polluants :

  • Supprimez les mails inutiles
  • Désabonnez-vous des newsletters superflues
  • Réduisez au maximum la taille de vos mails
  • Limitez l’envoi de mails en utilisant des supports de stockage physique (USB, disque dur…)
  • Évitez d’intégrer des images automatiques dans les signatures
  • Limitez le nombre d’adresses mail que vous utilisez

Vous connaissez désormais les principales techniques pour optimiser la gestion des emails. Il ne vous reste plus qu’à les appliquer pour booster votre productivité au travail.

 


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