La saisie informatique se présente aujourd’hui comme la solution idéale pour conserver une importante quantité de documents sans encombrer le bureau. Bien qu’elle soit pratique et relativement simple, cette tâche s’avère souvent très chronophage. L’entreprise peut alors choisir de confier la saisie en ligne de ses documents à un prestataire offshore.
Saisie en ligne : simple mais…
La saisie en ligne consiste simplement à numériser des textes et des tableaux pour les enregistrer ensuite sur une base de données informatique. La saisie de données est une mission relativement simple dont l’exécution peut toutefois prendre du temps. Entre la copie proprement dite, la correction et la mise en forme : l’opérateur doit disposer d’un créneau horaire adapté pour bien réaliser les tâches qui lui sont confiées. Le temps indispensable à la saisie dépend bien sûr de la quantité de documents à numériser. Cette stratégie vous permet de vous démarquer de vos concurrents et renforcer les plans financière de l’entreprise afin choisir une agence web offshore pour confier ses tâches.
Pour une saisie de qualité : faites appel à un opérateur qualifié
Pour garantir la bonne prise en charge de leurs travaux de saisie, les entreprises n’hésitent plus à embaucher des opérateurs. Selon les besoins, ces salariés effectuent la saisie des documents comme des factures, des fiches de paie, des fiches produits, des annonces, des bons de commande, des bulletins et même des CV. De façon générale, un bon opérateur doit pouvoir garantir la saisie de documents sur les outils bureautiques de base. Certains opérateurs sont néanmoins spécialisés dans des domaines spécifiques. C’est le cas par exemple des opérateurs de saisie comptable.
En interne, un opérateur de saisie de données informatiques peut assurer des missions comme :
- rédiger un compte-rendu ;
- retranscrire un discours ;
- classer et archiver les documents qui composent la base de données numérique de l’entreprise ;
- vérifier la conformité des documents reçus ;
- rédiger et transmettre les e-mails du manager selon des consignes précises.
Externalisation saisie en ligne : une solution avantageuse
Que ce soit pour répondre à des besoins ponctuels ou réguliers, les entreprises font de plus en plus appel aux plateformes externes de saisie de données. Cette solution leur permet en effet de :
- Gagner du temps. Dans les PME, la charge de travail disponible ne justifie généralement pas l’embauche d’un opérateur de saisie à plein temps. Pour garantir la prise en charge des travaux, dans les meilleurs délais et sans recruter, il n’y a pas meilleure solution que le recours à un prestataire externe.
- Faire des économies. Les entreprises ne font appel aux prestataires que lorsqu’elles en ont besoin. Les factures sont par ailleurs établies en fonction de la quantité de travail à exécuter. Les entreprises ne paient que pour les travaux réalisés. Parce que les opérateurs ne sont pas salariés au sein des entreprises clientes, les managers n’ont pas à payer de RTT, de congés payés, de TVA, etc.
- Profiter des compétences accrues des opérateurs. Les opérateurs travaillant sur les plateformes externes sont généralement expérimentés. Polyvalents, ils peuvent même garantir la saisie des documents des clients, dans les délais et dans le respect total des consignes qui leur sont données via le cahier de charge.
- Faire appel à un prestataire externe, l’entreprise bénéficie d’un professionnalisme et d’une expertise pour la saisie de ses données. En effet, les sociétés d’externalisation sont expérimentées pour répondre à tous les besoins et demandes des entreprises en matière de saisie informatique. Elles peuvent prendre en charge différents types de documents et les intégrer dans la base de données de l’entreprise.
Ces quelques éléments aideront l’entreprise à savoir que d’une manière générale, il est à constater que la saisie en ligne est moins coûteuse. il ne sera effectivement plus question de réaliser des missions sans promesses de résultats.
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